الشارقة (الاتحاد) - اختتمت غرفة تجارة وصناعة الشارقة ورشة عمل حول كيفية إعداد المستند النموذجي وفق معايير وأسس ومتطلبات كل نوع من أنواع المستندات التي ترتبط ارتباطاً مباشراً بأعمال ومهام الموظفين في إدارات ومكاتب وأقسام الغرفة.
وعقدت الورشة تحت إشراف مركز الشارقة للتدريب والتطوير التابع للغرفة واستمرت ليومين بحضور عدد من رؤساء الأقسام ومدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية والإداريين وأعد برنامجها وقدم محاورها محمود حنفي الهرمي مدير مكتب رئيس مجلس الإدارة والمستشار الإعلامي بالغرفة.
وأوضحت مريم سيف الشامسي مساعد المدير العام للموارد البشرية والمالية والمعلومات بالغرفة أن ورشة العمل عقدت في إطار البرنامج التدريبي السنوي العام وضمن مبادرة الغرفة أن ورشة العمل عقدت في إطار البرنامج التدريبي السنوي العام وضمن مبادرة الغرفة التي أطلقتها تحت شعار “ معاً نرتقي “ والتي ستهدف تبادل الخبرات والتجارب، فيما بين موظفي الغرفة والتعريف بالنظم الإدارية والتنظيمية التي بتم تطبيقها في طل ما حققته من ارتقاء متميز في الأداء الوظيفي وتطبيق أفضل أساليب وممارسات العمل المؤسسي الذي يرتكز على الجودة بمفهومها ونظامها المعتمد.
وتناولت الورشة أهمية التوثيق وبالأخص في نظام الرسائل على أن تكون في نسق وأسلوب معين لنقل وتبادل المعلومات والبيانات بين طرف وآخر داخلياً وخارجيا.
وتضمن التعريف بدورة الرسائل تحديد الخطوات التي تمر بها الرسائل وهي 7 خطوات تبدأ من تحديد الموضوع وحتى الأرشفة والمتابعة.
وأشارت الندوة أيضا ً أن حتى الرسائل الإلكترونية يتم إعداد دورة متابعة لها في إطار شكلي ومضموني معين ينسجم مع آليات الغرفة. كما أبرزت الجزء المكتبي والأرشيفي والقانوني للمستندات ومنها القرارات والتعاميم ذات الطبيعة الإلزامية وتوافقها مع اللوائح والقوانين الداخلية للمؤسسة والخارجية للدولة.
وذكرت على ضرورة التوثيق بحكم الأهمية في إعداد الرسائل وأن الدورة المستندية من حيث الشكل والمضمون تعبر عن هوية المنظمة وتطورها وما ينطبق على أساليب العمل والرغبة في التطوير والتميز داخل المؤسسة مثلما تسعى الغرفة.
وأشارت مريم سيف الشامسي إلى أن اختيار الموظفين لتقديم مثل هذه الورش التدريبية يعتمد على معايير الكفاءة و القدرة على نقل التجارب الناجمة والخبرات المتراكمة والمكتسبة والمؤهلات، إلى جانب مدى إمكانية توفير البيانات والمعلومات بدراسة عملية وعلمية واضحة للموضوعات والمهام المستهدفة لتطوير وتنمية الموارد البشري العاملة في مستويات ووحدات وظيفية محددة. وحول مضمون ومحاور ورشة العمل، قالت مساعد المدير العام للموارد البشرية والمالية والمعلومات أنها ارتكزت على التعريف بالمستند باعتباره وثيقة مكتوبة ومدونة وفق نسق محدد وأسلوب معين لعرض موضوع أو حدث أو نقل وتبادل معلومات وبيانات، ومن ثم إمكانية اتخاذ إجراء على ضوء ما يوفره المستند وما يتطلبه العمل.
وذكرت أن الورشة تناولت شرح وتفصيل الدورة الرئيسية للمستند من رسائل صادرة وواردة وبرقيات ودعوات وشهادات ومذكرات عمل داخلية وخارجية، إضافة إلى عرض مقارنة للقرارات والتوصيات والتعاميم وأطرها القانونية والإلزامية كما تم تناول صيغ العقود والاتفاقيات وعناصرها الرئيسية والحقوق والالتزامات والواجبات المترتبة.
على مثل هذه المستندات ومسؤوليات وصلاحيات التفويض والمتابعة.
عدد اليوم
