الجمعة 29 مارس 2024 أبوظبي الإمارات
مواقيت الصلاة
أبرز الأخبار
عدد اليوم
عدد اليوم
الترفيه

9 طرق سهلة تزيد إنتاجيتك في العمل

9 طرق سهلة تزيد إنتاجيتك في العمل
30 أكتوبر 2015 18:07

في العصر الحديث، تتطلب بيئة العمل لدينا قدرا أكبر من الإبداع والصبر. لكن من السهل أيضا التشتت في ظل وجود الانترنت والهواتف الذكية التي تبعدنا أكثر عن الإنتاجية أثناء العمل. فيما يلي 9 طرق للتركيز والإنتاجية العالية أثناء العمل:

1. تخلص من أسباب التشتت:

هذا يشمل مواقع الانترنت وزملاء العمل. فقد أظهرت الأبحاث أنه بعد حدوث التشتت من مصدر خارجي مثل محاولة زميل الحديث معك أو الاطلاع على البريد الإلكتروني، فإن عودتك مرة أخرى إلى التركيز تستغرق نحو 25 دقيقة. هذا مهم لأن من السهل شعور الناس بالتشتت أثناء العمل. إذا ظللنا نستسلم للمشتتات، فإن هذا يزيد من الوقت الذي نمضيه في إتمام المهام ويحد من حجم الاستمتاع الذي نحصل عليه من خلالها.

التخلص من أسباب التشتت يجعل من السهل التركيز على المهام الصعبة.

كيف يمكنك تحقيق ذلك؟

·     أوقف الإخطارات من البريد الإلكتروني.

·     اطلب من الزملاء (بلطف) عدم تشتيت انتباهك أثناء العمل.

·     تخلص من أي علامات تبويب لا تستخدمها على شاشة جهازك أو من الوثائق التي لم تنته منها بعد.

2. ركز على مهمة واحدة

لا نجيد أداء أكثر من مهمة في آن واحد بشكل دقيق كما تظهر العديد والعديد من الدراسات. بل من الأفضل التركيزعلى مهمة واحدة خاصة إذا كان عملك يتطلب قدرا كبيرا من الإدراك. سننجز كمية أكبر خلال وقتنا الذي خصصناه لهذه المهمة وسنستمتع بها أكثر لأننا أكثر تركيزا. عندما نحاول أن نركز في أكثر من موضوع في آن واحد، فعادة ما يتم ذلك على حساب الجودة، مما يؤدي إلى وقوع المزيد من الأخطاء. لذا، نحتاج إلى تصويب الأخطاء بشكل متكرر.

 كيف يمكنك تحقيق ذلك؟

·     تخلص من مصادر التشتيت.

·     حدد الأولويات وابدأ العمل في الأهم في ذلك الوقت.

·     أجل المهام الأصغر إلى وقت لاحق من اليوم.

·     كن أكثر وعيا بنفسك أثناء إتمام الأنشطة.

 3. ركز لفترات قصيرة:

التركيز يمكن أن يكون صعبا. لهذا، فإننا نقوم به لفترات قصيرة. هذا أسلوب يُعرف باسم "بومودورو". هو أسلوب بسيط نركز خلاله على المهمة لفترة قصيرة دون أي مصادر للتشتيت ثم نأخذ راحة. ثم نعود مرة أخرى إلى أن تتم المهمة. هذا الأسلوب يدرك أن التركيز على المهام الصعبة فعال لكنه مرهق ذهنيا.

كيف تقوم بذلك؟

1-     اعمل لمدة 25 دقيقة.

2-     خذ راحة لمدة 5 دقائق.

3-     كرر العملية 4 مرات.

4-     بعد ساعتين خذ فترة راحة أطول.

5-     ابدأ مرة أخرى.

من خلال هذه الطريقة ستكون هناك طاقة أكبر للتركيز على المهام الموجودة لدينا بدلا من أن نشعر بإرهاق شديد ونسقط في فخ العمل غير المتقن أو العمل لساعات طويلة دون تحقيق فائدة تذكر. سوف تشعر أنك منشغل ومرهق وفي الوقت ذاته ستشعر أنك لم تؤد العمل الذي كان من المفترض أن تقوم به بالشكل اللائق.

4.  قلل من عدد مرات الاطلاع على البريد الإلكتروني:

البريد الإلكتروني من المسببات الأساسية للتشتت، صحيح أن الرسائل قد تكون مهمة لكنها في كثير من الأحيان ليست كذلك. من السهل أن نظل نطلع على البريد الإلكتروني بشكل دائما لظننا أن هذا يجعلنا على اتصال بالناس طوال الوقت.

    ليست هناك ضرورة للاطلاع على البريد الالكتروني بهذا المعدل، إذا كان هناك موضوع عاجل جدا يتطلب منك الاستجابة الفورية فإن فكرة البريد الالكتروني ليست اختيارا جيدا، بل المكالمة الهاتفية هي الوسيلة الأفضل.

 كيف تفعل ذلك؟

·     أوقف إخطارات البريد الالكتروني.

·     حدد وقتا للاطلاع على البريد الإلكتروني، سواء في الصباح أو قبل الغداء أو في وسط النهار. أما باقي الوقت، فلابد أن تخصصه للعمل.

·     اجعل رسائل البريد الإلكتروني لا تتجاوز خمس جمل. سوف تمضي وقتا أقل مع البريد الإلكتروني وتخصص وقتا أطول لمهام أكثر أهمية.

5. حدد الأنشطة الأكثر أهمية:

هذه القاعدة تعرف باسم قاعدة الـ 80/20 في الكثير من الأوساط المعنية بالإنتاجية. هذه القاعدة مفادها أن 80 % من النتائج تتحقق من 20 % من الأنشطة. مثلا 20 % من الزبائن ربما يمثلون 80 % من الإيرادات.

إذا فعلنا هذا لوجدنا المهام التي نريد أن نركز وقتنا عليها بدلا من المهام التي تتطلب عملا كثيرا دون نتيجة حيوية تذكر.

كيف يمكنك فعل ذلك؟

·     أعد قائمة بكل المهام الموجودة أمامك.

·     اسأل نفسك هل يمكن أن تقوم بمهمة واحدة فقط هنا، وما هي؟

·     بعد أن تكون قد أعددت قائمة بالأنشطة، ضع هدفا لتركيز أغلب طاقتك في تلك المهام.

6. ضع قائمة بالمؤجلات:

بعد تحديد المهام العاجلة، يسهل تحديد المهام الأقل أهمية والتي يمكن أن تنجزها لكن بعد أن تكون قد أتممت الأهم. وهكذا، يمكن أن تمضي وقتك بشكل مفيد بدلا من إضاعته على الانترنت بلا هدف.

 كيف يمكنك فعل هذا؟

·     ضع قائمة بالمهام.

·     حدد الأولويات ورتبها من واحد لخمسة حسب الأهمية.

7. تحرك:

أثناء العمل عادة ما نجلس في غرفة بها قدر كبير من الإضاءة الاصطناعية، لذا فمن المفيد جدا أن نمضي وقتا في مكان مفتوح أثناء فترة الراحة.

أولا لأن تغيير البيئة واستنشاق الهواء النقي من أفضل الوسائل للحد من التوتر. إذا قابلتنا مشكلة صعبة فإن المشي لفترة قصيرة يتيح لنا فرصة جيدة للعودة إلى المشكلة بعد أن يصفو ذهننا ونصل إلى طرق جديدة لحلها.

ثانيا فإن الكثير من الأبحاث تتحدث عن مخاطر الجلوس لفترة طويلة. في دراسة شملت نحو مليون شخص اتضح أن الجلوس لساعات طويلة يزيد من احتمال الإصابة بمرض السكري وأمراض القلب والشرايين.

ثالثا، أغلبنا يجب أن يمارس رياضة أكثر. نزهة قصيرة خلال فترة الراحة يمكن أن تكون نقطة بداية مفيدة لزيادة مستوى الطاقة خلال اليوم.

كيف يمكننا فعل ذلك؟

·     خلال فترات الراحة ووقت الغداء ابتعد عن مكتبك واخرج لمكان مفتوح.

·     تناول الغداء خارج المكتب.

·     غير مكانك تماما ومارس الرياضة في حديقة عامة.

 8. ارفق بنفسك:

يقول راس هاريس مؤلف كتاب "مصيدة السعادة" أن 80 % من أفكارنا سلبية بطريقة أو بأخرى.

ربما تكون قد لاحظت أنك تنتقد نفسك بشدة لأسباب بسيطة، مثل أن ترد على رسالة بريد الكتروني أو إتمام مهمة أو عدم التوفيق في اختبار أو حتى أشياء أبسط.

هذه الأفكار تشغل تفكيرك لفترة وتجعلنا نصدقها. إذا رفقت بنفسك أكثر سنمضي وقتا أقل في انتقاد نفسك بسبب أخطاء بسيطة.

 كيف تفعل ذلك؟

·     صف أفكارا سلبية دون داعٍ على أنها غير مفيدة (نادرا ما تلهمك لتفعل شيئا مهما أو جديدا).

·     تذكر أنها مجرد ردود فعل لمهمة موجودة أمامك وليست حقائق.

·     تحدث إلى نفسك وكأنك صديق.

 9. مارس التأمل:

التأمل الواعي هو تركيز كل انتباهك على التنفس وعلى المكان المحيط بك. هذا يساعدك على الانخراط أسرع في المهام وعلى الاتساق. عندما تتأمل، ستمارس بذلك عملية تشتيت مقصودة وتعود مرة أخرى إلى الانتباه إلى النفس. عندما نواجه مصادر تشتيت خارجية (مثل أن يأتي زميل ليلقي السلام) وداخلية (تصفح الانترنت مرة أخرى)، سنتعلم ببطء أن ندعها تمر ونعود للعمل الذي كنا بصدده مرة أخرى.

كما أن التأمل يسبب حالة استرخاء شديدة، ويقلل من مستوى التوتر ونصبح أكثر انغماسا في اللحظ الراهنة ونستمتع برحلتنا إلى طريق أكثر إنتاجية وإبداعا.

جميع الحقوق محفوظة لمركز الاتحاد للأخبار 2024©