7 يوليو 2007 23:55
أنجزت وزارة الاقتصاد أرشفة مليون ورقة من مستندات ووثائق جميع أقسامها إلكترونياً حتى يتسنى لها استخدامها مستقبلاً كبديل عن الوثائق الورقية·
وبدأت الوزارة مشروعها للأرشفة الإلكترونية مطلع شهر مارس الماضي بعد الاتفاق مع شركة متروفايل الشرق الأوسط المتخصصة في المجال· وقال سعادة المهندس محمد أحمد بن عبدالعزيز الشحي، وكيل وزارة الاقتصاد لقطاع التخطيط: إن الشركة عملت خلال الفترة الماضية على أرشفة ما يعادل 25 ألف ورقة يومياً وتكثف جهودها حالياً ليصل العدد إلى 50ألف ورقة·
وأوضح سعادته أن المشروع يمر بمرحلتين أولها مرحلة أرشفة ملفات قسم العلامات التجارية البالغ عددها 4 ملايين صفحة ومن المقرر الانتهاء من أرشفتها مع نهاية العام الجاري، أما المرحلة الثانية فتشمل أرشفة باقي أقسام الوزارة والمتوقع الانتهاء منها في منتصف عام ·2008
وذكر سعادة الوكيل أن عملية الأرشفة الإلكترونية تهدف بالأساس إلى تسهيل إجراءات التعامل بين موظفي الأقسام المختلفة، كما تمكن في نفس الوقت المتعاملين مع الوزارة من هيئات وأفراد من إنهاء معاملاتهم الكترونياً دون الحاجة للرجوع إلى المستندات الورقية، فضلاً عن أن النظام الجديد يتيح إمكانية استخدام التوقيع الإلكتروني ومتابعة سير العمل عن طريق تقارير تظهر حالة المستند والشخص المسؤول والزمن المستغرق لاستلامه وقراءته والرد عليه وتحويله إلى موظف آخر· وأشار إلى أن الشركة التي تقوم على المشروع تعمل بحيث يتم الانتهاء منه قبل نهاية العام الجاري حيث تكثف جهودها في الأرشفة·
وأكد سعادته أن تنفيذ مشروع الأرشيف الالكتروني بالوزارة يهدف إلى حفظ وتوثيق وتوحيد قاعدة البيانات الحالية الموجودة لديها، موضحاً أن الوثائق المؤرشفة الكترونياً تعتبر نسخة احتياطية إضافية لملفات ووثائق الدائرة وتحميها من التلف أو الفقدان أو الحريق أو أية كوارث أخرى، الأمر الذي يؤدي إلى سرعة الرجوع إليها وسهولة التعامل معها·
وأكد سعادته أن الشراكة مع متروفايل خطوة استراتيجية وضرورية لإتمام عملية المسح الضوئي والتخزين لمواكبة تنامي الأعمال· ونوه سعادة الوكيل إلى أن التخطيط لهذا المشروع تم بشكل شامل ودقيق، حيث تتم عملية المسح الضوئي لجميع الملفات ومن ثم يتم تخزينها في نظام متروفايل، ولذلك فإن تكلفة استرجاع الملف أصبحت منخفضة وسريعة ولا تتعدى الدقيقتين·
من جانبه، أعرب خليفة الدبوس رئيس مجلس الإدارة لشركة متروفايل عن سعادته بتنفيذ المشروع وقال: نهدف الى مشاركة الوزارة في تطبيق فلسفتها نحو الإبداع والتميز والتجدد المتواصل والالتزام غير المحدود في كافة الأعمال والأنشطة، بالإضافة لما نملكه من خبرة عالمية واسعة ومكثفة وأنظمة أثبت فعاليتها وكفاءتها بحيث يمكن استخدامها وتطبيقها لزيادة درجة الأمان والسرية للمعلومات داخل أية منظمة أو منشأة''·
عدد اليوم
