الهاتف يُتم الصفقة أو يلغيها

لا شك أن للهاتف أهمية كبرى في المبيعات وفي بداية المقابلات وأخذ الموعد مع الزبون، لكن هل لهذه الآلة شروط يجب أن نستخدمها - الجواب نعم، وهذه الشروط هي: حدد التاريخ والوقت المناسب لإجراء مكالماتك مع الأطراف الأخر، لأن هذا سيزيد من فرص قيام الطرف الآخر بالرد على مكالمتك· - قبل قيامك بالاتصال حدد المواضيع التي ستناقشها والنتائج المحددة التي تود تحقيقها· ولا تجعل المحادثة تخرج عن إطار هاتين النقطتين· - كن لطيفاً حين ترد على الهاتف· فإذا لم تتمكن من محادثة الشخص المعني فلا تتذمر ولا تعترض على جعلك تنتظر على الخط فقد تحتاج فيما بعد إلى مساعدة الشخص الذي على الخط الآخر· - اترك رسائل تعطي نتائج· عليك أن تتصرف بطريقة تجعل الطرف الآخر راغباً في مساعدتك، فبدلاً من أن تقول له: ''أبلغه بأني اتصلت به''، جرب أن تقوله له: ''لقد اتصلت به كما طلب مني''· أما إذا رد الشخص المعني على الهاتف فعليك أن تسأله إن كان لديه الوقت للحديث· ومن الأسئلة التي يمكن أن تستعملها: ''هل هذا وقت مناسب لأتحدث إليك -'' ولا تستعمل أبداً عبارة: ''هل أنت مشغول -'' - لا تجعل موظف التحويلة لديك يسأل الشخص المتصل بك عن موضوع المكالمة· إن ذلك كفيل بإثارة ضيق الكثير من الناس، لأنهم لا يرغبون أن يبحثوا الأمر مع موظف التحويلة بل يودون أن يناقشوه معك أنت أو يشيروا به لسكرتيرك الشخصي· - تجنب القيام بأي عمل أثناء مكالمتك الهاتفية· ذلك أن قيامك بالطباعة أو الكتابة أو القراءة أو الخربشة لا بد أن يزعج الطرف الآخر والذي سوف يشعر بالتأكيد بانشغالك عنه من لهجة صوتك· - إذا كانت الرسالة التي تود إبلاغها تحتوي على معلومات معقدة ومفصلة ومهمة فمن الأفضل أن تقوم بإبلاغها عن طريق المقابلة الشخصية أو برسالة خطية· إنك لا تعرف مدى الجهد الذي يبذله ذلك الشخص لفهم ما تقول بالهاتف· عندما ترسل مثل هذه المعلومات على الورق أو الفاكس أو الكمبيوتر تكون أكثر فاعلية· - وأخيراً كون سجلاً مناسباً· سجل فيه ما تمّ الاتفاق عليه في المكالمة أو إن كانت هناك إجراءات لاحقة يجب اتخاذها·