دائرة المالية في أبوظبي تطلق خدمة الموافقة الإلكترونية على الفواتير والمطالبات

أطلقت دائرة المالية في أبوظبي برنامج ''الموافقة الالكترونية على الفواتير''، والذي يتيح لموظفي الدائرة والمتعاملين معها خيارات تشمل سرعة أكبر في تقديم وتحصيل الفواتير، ومتابعة أكثر كفاءة للفواتير، وأرشفتها إلكترونياً، فضلاً عن تقليل الاعتماد على الإجراءات الورقية واستبدالها بالوسائل الإلكترونية· وقال بيان أصدرته الدائرة امس إن إطلاق الخدمة الجديدة يأتي متماشياً مع نهج الحكومة الإلكترونية الذي تحذوه الإمارة، وبتوجيهات من سمو الشيخ محمد بن خليفة آل نهيان رئيس الدائرة· واستغرق العمل في المشروع، الذي يعتمد على نظام أوراكل للمدفوعات (Accounts Payable) ما يقارب أربعة أشهر، وقام بتطويره وتنفيذه موظفو دائرة المالية من مختلف الأقسام· وخضع البرنامج، قبل إطلاقه، لمرحلة تجريبية تم التأكد خلالها من كفاءته وحسن سير العمليات فيه والوقوف على النتائج المتوقعة منه قبل إطلاقه رسمياً في شهر فبراير الماضي· وأكد الوكيل المساعد في الدائرة محمد سلطان غنوم الهاملي أن النظام الجديد يتيح سهولة تامة في تحصيل الموافقة على الفواتير من خلال الاعتماد على نظام الموافقة الإلكترونية بدلاً من الإجراءات الورقية التي تتطلب الكثير من الوقت والجهد· وهذا سيسهم بدوره في تحقيق استفادة قصوى من التقنيات الحديثة· وأضاف الهاملي أن دائرة المالية تسعى من خلال هذه المبادرة الطموحة إلى توظيف التقنيات الحديثة والمتطورة لتبسيط الإجراءات وتسهيل عمل الموظفين· وفضلاً عن ذلك، تعكس الخدمة الجديدة حرص دائرة المالية على تفعيل المبادرات التي تصب في إطار ترسيخ ثقافة الحكومة الإلكترونية وذلك تماشياً مع الأهداف الاستراتيجية لحكومة أبوظبي· ويقوم النظام الجديد، بتخزين الفواتير التي يتم تقديمها إلى دائرة المالية في نظام المدفوعات الحسابية لدى الأقسام المعنية بذلك في الدائرة، ويتم أيضاً تصوير وإرفاق كافة الوثائق المطلوبة الأخرى مع الفاتورة في نظام المدفوعات· وبعد ذلك، تبدأ الخطوات العملية في تنفيذ عمليات الدفع، والتي تتضمن سلسلة تراتبية محددة سلفاً للحصول على الموافقات الخاصة بالفواتير· ويقوم بعد ذلك، الأشخاص المعنيون بالمصادقة عليها وفقاً للنسخ المصورة والملحقة مع الفواتير الأصلية· ويتيح النظام الجديد إمكانية مراجعة وتدقيق هذه الفواتير في أية مرحلة، إذا ما دعت الحاجة أو اقتضت الضرورة ذلك· ويقوم النظام الجديد بإرسال إخطارات إلكترونية تلقائية عبر العديد من وسائل الاتصال الحديثة، مثل البريد الإلكتروني، إلى الأشخاص المعنيين بالفواتير للحصول على الموافقات اللازمة لإتمام المعاملة· ويجري بعد ذلك التوقيع على الوثائق الأصلية الداعمة من جانب الأشخاص المعنيين، ويصار بعدها إلى تخزين هذه الوثائق في قسم الحسابات الداخلية في دائرة المالية، والذي يقوم بدوره بإجراء الموافقات النهائية على الفواتير·