فن تنظيم الاجتماعات

تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية، وتأتي أهميتها من دورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أوعلى مستوى التنظيمات حيث يمكن من خلالها التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة في ظل تنوع خبرات وتخصصات، كما تتيح الاجتماعات الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة· وهناك عدة أنواع من الاجتماعات فمن حيث المدة والزمن توجد اجتماعات دورية واجتماعات غير دورية، ومن حيث الشكل هناك اجتماعات رسمية واجتماعات غير رسمية، ومن حيث المستوى توجد اجتماعات على المستوى العالمي وأخرى على مستوى الدولة ونوع ثالث على مستوى المنظمات في القطاع الخاص مثل اجتماع مجالس الإدارات واللجان في الشركات· ويتداول كثير من الأشخاص مقولة: إن الاجتماعات مضيعة للوقت، وهذه للأسف الفكرة السائدة لكثير من الأشخاص الذين شاركوا في اجتماعات سيئة مما يعني أن تلك الاجتماعات كانت ترتكز على جوانب ضعيفة كسيطرة أحدهم على المناقشة أو رغبتهم أحدهم في الجدال والجدال فقط · هنا لابد من الإشارة إلى حقيقة واقعية وهي أن الاجتماعات تعتمد على التفاعل بين المشاركين مما يتوقع حتماً حدوث بعض المواقف التي من شأنها أن تقلل من فاعلية الاجتماع، ولكن هذا لا يعني أن الأمر سلبي، فالخلافات ظاهرة صحية لاختلاف تفكير ونفسيات المشاركين في الاجتماعات، وإذا تجاوزنا الجانب السلبي وركزنا على الجانب الإيجابي فسوف نجد أن الموقف أو المشكلة يثري ساحة الاجتماع بحلول عديدة وهنا يتحمل رئيس الاجتماع دوراً مهماً في إدارة الخلافات خصوصاً الجوانب الإيجابية· وهذا ما يجرنا للحديث عن بعض أساليب إدارة الخلافات منها: المواجهة بحيث يطرح كل شخص رأيه بحرية مما يتطلب جهداً انفعاليا وذهنياً من الحضور، والتسوية ويقصد بها الوصول إلى تسوية مرضية للأطراف المشاركة، وهناك أسلوب التهدئة حيث يتم تهدئة المشكلة والمحافظة على العلاقات بين الأشخاص إلا أن هذا الأسلوب غالباً ما ينهي الاجتماع دون التوصل إلى حل· والأسلوب الآخر هو أسلوب التفادي حيث يتم تأجيل الحل حتى تهدأ الأوضاع وتجميع معلومات أكبر بحيث تتم مناقشتها لاحقاً، ولا بأس كذلك من استخدام أسلوب المرح والذي يفيد في تخفيف حدة الموقف· إن نجاح الاجتماعات يعتمد على عدة عوامل، ومنها: مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين، مناسبة ترتيب مقاعد الاجتماع، توافر كافة الأجهزة والأدوات اللازمة لعرض الموضوعات، توافر درجة الإضاءة والتهوية والحرارة الملائمة· وبخصوص شكل الاجتماع فإنه يعتمد إلى حد كبير على الهدف من الاجتماع، وأنسب شكلين هما الدائري والبيضاوي لإتاحتهما أكبر قدر من التفاعل بين المجتمعين، كما يعتمد نجاح الاجتماع على مدى تفهم كل من رئيس وأعضاء الاجتماع للأدوار المطلوبة منهم فعلى سبيل المثال لا الحصر على الرئيس افتتاح الاجتماع في الوقت المحدد مع الترحيب بالمشاركين وحصر الغائبين ومراجعة نتائج الجلسة السابقة والتعريف بالمواضيع المحددة للمناقشة الحالية وتشجيع الأعضاء على إبداء وجهات نظرهم وتوجيه النقاش ومنعه من الانحراف عن هدفه· أما فيما يتعلق بأعضاء الاجتماع فإنه يجب أولاً معرفة الهدف من الاجتماع والحضور إلى مكان الاجتماع في الوقت المحدد أو الاعتذار، وعدم مغادرة قاعة الاجتماعات أثناء الانعقاد إلا لأسباب ضرورية يأذن بها رئيس الاجتماع والاستعداد العالي لتقبل الآخرين والإصغاء إليهم والابتعاد عن الاتجاهات السلبية نحو الاجتماع أو بعض الموضوعات المطروحة فيه للنقاش· ونأتي أخيراً إلى اختتام الاجتماع الذي يجب أن يكون في الوقت المحدد ويراعى فيه إعادة تذكير الأعضاء بأهداف الاجتماع وما تحقق منها وتلخيص أهم ما توصل إليه الاجتماع من نتائج وقرارات وتوجيه الشكر للأعضاء على ما قدموه وتكليف الأعضاء بإنجاز ما أوكل إليهم من مهام وإبلاغهم بموعد الاجتماع القادم·