تبدأ دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي اعتباراً من يوم الأحد المقبل تسلم جميع المعاملات الخاصة بالرخص التجارية إلكترونياً، حيث يتعين على جميع العملاء توفير الوثائق والأوراق المطلوبة على ملفات إلكترونية.
وأكد محمد منيف المنصوري المدير التنفيذي لقطاع الشؤون التجارية بالإنابة في بيان صحفي أمس أن هذا الإجراء يأتي في إطار سعي الدائرة نحو استحداث وتطوير إجراءاتها المرتبطة بحركة معاملات إصدار التراخيص التجارية على مستوى إمارة أبوظبي، وجعلها إلكترونية، بهدف التسهيل والتسريع بما يعزز توجهات حكومة الإمارة نحو التحول إلى الحكومة الإلكترونية.
وقال إن هذا الإجراء من شأنه أن يدعم جهود حكومة إمارة أبوظبي للتحول إلى الحكومة الإلكترونية في إطار الإجراءات والمعاملات المرتبطة بالأنشطة التجارية على مستوى الإمارة. وأشار إلى أن هذا القرار يسهل إجراءات التراخيص التجارية ويعمل على توفير استهلاك الورق وتعزيز جهود حماية البيئة وتقليل تكلفة التخزين وأرشفة الملفات وسهولة استرجاعها بما يهدف إلى تحسين الخدمة ويوفر الوقت والجهد على العملاء والدائرة.
وبهذا الشأن، أفاد المنصوري أن إجمالي عدد المعاملات الورقية المؤرشفة الخاصة بمعاملات الرخص التجارية والتي تم تحصيلها وأرشفتها بالطريقة التقليدية خلال الفترة من يناير حتى نوفمبر 2011 بلغ 26388 معاملة، فيما بلغ إجمالي عدد الصفحات المؤرشفة لنفس الفترة 484429 صفحة وعدد الصفحات المصورة مليونا و88 ألفا و847 صفحة.
وأوضح أن هذه العمليات تستلزم جهداً ووقتاً كبيرين، في حين يقلل البدء بتطبيق نظام الأرشفة الإلكترونية كثيرا من ذلك، ويرفع في الوقت ذاته من معدلات الإنجاز وتخليص المعاملات في الوقت المطلوب.
وأضاف أن إمارة أبوظبي شهدت حركة متصاعدة في النشاط التجاري على مدى السنوات الماضية، مما أسهم في زيادة نسبة المعاملات المرتبطة بالتراخيص التجارية، مشيرا إلى أنه خلال النصف الأخير من العام الماضي بلغ عدد حركة معاملات إجراءات التراخيص التجارية في أبوظبي 295,5 ألف معاملة، فيما بلغ خلال شهري يناير وفبراير من العام الحالي 79,6 ألف معاملة. وذكر أن هذه البيانات المتعلقة بمعاملات التراخيص التجارية والتي عملت الدائرة على أرشفتها حسب النظام المعمول به سابقاً توضح مدى حجم المعاملات الكبير في حركة المعاملات التجارية المرتبطة بإصدار وتجديد وتعديل التراخيص أو تلك المتعلقة بالإجراءات الإدارية الأخرى كالإعلانات والتصاريح وحجز الاسم التجاري وغيرها.
ولضمان تطبيق نظام الأرشفة الإلكترونية لمعاملات الرخص التجارية على مستوى إمارة أبوظبي، وضعت دائرة التنمية الاقتصادية خطة لتوعية وتثقيف العملاء بما يؤهلهم نحو التعامل الأمثل والتفاعل مع الدائرة لتنفيذ هذا الإجراء، وذلك عبر تنظيم ورش العمل وتعزيز قنوات الاتصال وتوزيع الكتيبات الإرشادية التي توضح آلية التعامل مع مراكز خدمة العملاء التابعة للدائرة على مستوى الإمارة.
ونفذت الدائرة ثلاث ورش عمل في كل من أبوظبي والعين والمنطقة الغربية استهدفت أكثر من 70 شخصا من أصحاب مكاتب الطباعة بهدف تعريفيهم بكيفية تطبيق نظام المعاملات والأرشفة الإلكتروني، وأوضحت خلالها الطريقة المثلى لنسخ الوثائق المطلوبة لمعاملات الرخص التجارية إلكترونياً بما يسهل على العملاء وموظفي خدمة العملاء سهولة تنفيذ الإجراءات المطلوبة لذلك.
ولضمان سير إجراءات التراخيص التجارية، تعمل الدائرة على تنفيذ خطة توعية وتثقيف عبر قنوات الاتصال المتعددة وأهمها وسائل الإعلام المختلفة بما يسهم في تعريف الجمهور بكيفية التعامل مع خدمة العملاء لتوفير البيانات والوثائق المطلوبة لمعاملاتهم.
وتبدأ الدائرة اعتباراً من الأسبوع الجاري توزيع كتيبات إرشادية للعملاء والخطاطين توضح الآلية التي ينبغي عليهم اتباعها لتوفير جميع الوثائق المطلوبة إلكترونياً، وتتضمن الأهداف العامة لنظام الأرشفة الإلكترونية وإرشادات عامة والإعدادات الموصى بها للمسح الضوئي للوثائق، إضافة إلى قائمة بمسميات الملفات تضم 63 اسما ينبغي التقيد بها عند حفظ الملفات إلكترونياً.
كما تبدأ اعتباراً من الأسبوع الحالي إرسال رسائل نصية قصيرة لجميع العملاء تتضمن تعريفهم بموعد تسلم المعاملات إلكترونياً، والتعريف بأهمية تفاعلهم مع خدمة العملاء بما يسهل على الدائرة تطبيق هذا النظام.
وقامت إدارة التراخيص التجارية بالدائرة مؤخراً بإجراء تجربة عملية ناجحة لتطبيق نظام الأرشفة الإلكترونية عبر تسلم عدد من المعاملات إلكترونياً وإدخالها بالنظام، الأمر الذي كشف سهولة الإجراء ومدى توفيره للوقت والجهد وسهولة فائقة في تخليص المعاملات.
وتم خلال الورش التأكيد على أصحاب مكاتب الطباعة في أبوظبي والغربية والعين بأهمية تعريف العملاء بضرورة نسخ الوثائق الأصلية بإحدى صيغ الملفات (PDF ، JPEG أو TIF) مع العلم أن الصيغة الموصى بها هي PDF، حيث لن يتم قبول أي ملف آخر غير ذلك على أن تكون المستندات المستنسخة ضوئياً واضحة وقابلة للقراءة لمطابقتها مع المستندات الأصلية.
كما بينت الورش أهمية أن يقوم العملاء بحفظ جميع الوثائق المستنسخة بملف واحد عند عرضها على موظفي خدمة العملاء بالدائرة وخاصة الوثيقة التي تتضمن أكثر من 30 صفحة كالعقود وغيرها.
وأوضحت الورش لأصحاب مكاتب الطباعة ضرورة أن يتم تسمية الملف المتضمن لكل وثيقة مطلوبة لإجراءات التراخيص المطلوبة باسم الوثيقة على سبيل المثال تسمية ملف جواز السفر لوثيقة الجواز فقط مما يسهل على موظفي خدمة العملاء حفظ الملف بسهولة في النظام الإلكتروني.
ودعا المنصوري العملاء إلى التقيد بجميع الشروط والإجراءات الإلكترونية الفنية لضمان تنفيذ إجراءات التراخيص التجارية إلكترونياً.
عدد اليوم
