أرشفة إلكترونية لأكثر من عشرة ملايين وثيقة في بلدية الشارقة

بلغ عدد المعاملات والوثائق التي تمت أرشفتها إلكترونياً في بلدية الشارقة 10,999,415 وثيقة، تشمل المخططات الإنشائية والمعمارية والصحية والكهربائية وجميع المستندات والوثائق والمعاملات الخاصة بمختلف الإدارات، تمتد لفترة خمسة وعشرين عاماً ماضية· وقطعت إدارة تقنية المعلومات في بلدية الشارقة شوطاً كبيراً في مشروع الأرشفة الإلكترونية للمخططات والوثائق والمستندات الخاصة بالإدارات والأقسام في بلدية الشارقة بحسب المهندسة فريدة عبدالكريم اليافعي، وذلك في إطار سعي البلدية للتحول التدريجي نحو الحكومة الإلكترونية من خلال ميكنة وأتمتة الإجراءات والأنظمة المعمول بها في مختلف إدارات وأقسام البلدية· وأضافت اليافعي أن المشروع يهدف إلى أرشفة 130,885 وثيقة لقسم شؤون الموظفين، و1,597,881 وثيقة للقسم الهندسي، و568,060 وثيقة للإدارة المالية، و5,245,323 الرخص التجارية، و44,442 وثيقة للمساكن الحكومية، و17,401 وثيقة لقسم فض المنازعات الإيجارية، و2,501,972 وثيقة لقسم عقود الإيجار، و4,181 وثيقة لقسم العقود والمشاريع، كما تمت أرشفة معاملات مكتب التسجيل العقاري التي بلغت 889,270 معاملة· وكان العمل في مشروع الأرشفة الإلكترونية قد بدأ في أكتوبر عام ،2001 بدءاً بالوثائق الخاصة بعام ،2000 ثم تنازلياً نحو الأعوام السابقة وصولاً إلى عام ·1976 وبينت المهندسة أن أهمية الأرشفة الإلكترونية تنطلق من استعدادات البلدية للتوجه نحو الحكومة الإلكترونية، مشيرة إلى أن البلدية تسعى في مرحلة لاحقة لأن تكون مرجعاً للدوائر والمؤسسات الحكومية والخاصة في تأمين جميع الوثائق الخاصة بالمباني السكنية والتجارية والصناعية في الشارقة، وهي خطوة تعد في غاية الأهمية في حال إنجازها، نظراً لما ستوفره من قاعدة بيانات واسعة ومفصلة تتيح وتوفر إمكانية عمل دراسات الجدوى والتخطيط للمشاريع المستقبلية في القطاعين العام والخاص· وأوضحت أن فوائد الأرشفة الإلكترونية عديدة، منها تسهيل عملية الحصول على المعلومات وتوفير وتسهيل وقت وجهد استرجاعها، حيث يمكن للموظف أن يراجع مئات المستندات على شاشة الكمبيوتر في وقت قصير، إضافة إلى الحفاظ على المخططات والمستندات من التلف أو الضياع، وتقليل حجم مخازن الأرشيف، فالملفات التي تشغل قاعات ومساحات كبيرة يمكن حفظها في أقراص مدمجة ووضعها على رف واحد· وأضافت أن النظام الجديد يتيح حفظ المخططات والمستندات المطلوبة بالصورة الصحيحة، حيث يتعرض النظام السابق إلى مشكلات إمكانية فقدان أحد المخططات أو الأوراق المطلوبة أو عدم أرشفتها بالتسلسل الصحيح أو حفظ كمية من الأوراق المكررة، علاوة على اختصار المدة التي تستغرقها المعاملة