تعمل بلدية العين على تطبيق مشروع أرشفة البريد الإلكتروني لتسهيل سير العمل وتوثيق جميع العمليات الإلكترونية التي تتم من خلاله إدارة الأعمال الرسمية للمؤسسة داخلياً أو بين مختلف المنظمات المحلية أو الخارجية مثل الاتصال بالعملاء أو بالموظفين أو الجمهور.
وقالت فاطمة المهيري مديرة المشروع إنه تم تقسيم المشروع على مرحلتين، الأولى ترقية خادم البريد الرئيسي لبلدية العين.
وشملت أعمال المرحلة الثانية نظام أرشفة البريد الإلكتروني.
وسيوفر مشروع الأرشفة الإلكترونية للبريد نظاما متطورا للبحث ليس فقط على عنوان البريد الإلكتروني وإنما على مستوى المرفقات الموجودة في البريد ايضا لتسهيل وصول الموظف للمعلومة المطلوبة، إضافة إلى المحافظة على البريد الإلكتروني ومحتوياته بشكل آمن نظراً لأن تخزين هذه الرسائل سيكون بشكل مركزي وليس على أجهزة الموظفين.
وأضافت المهيري أن مشروع أرشفة البريد الإلكتروني يعد إضافة نوعية لبلدية العين لأنه سيقلل الكلفة الإجمالية ويمنع ازدواجية الملفات، ويسهل أعمال الموظفين اليومية، ويوفر مرونة الوصول إلى الملفات من خارج المؤسسة ما يدعم استمرارية العمل من دون أي مشاكل ما يعمل على زيادة الانتاجية ورفع الأداء، وحفظ البيانات الإلكترونية بشكل دائم.
عدد اليوم
