«المجلس التنفيذي» يصدر تعميماً بشأن سياسة الاتصال لحكومة أبوظبي

أبوظبي (الاتحاد) أصدر الدكتور أحمد مبارك المزروعي الأمين العام للمجلس التنفيذي لأبوظبي التعميم رقم (13) لسنة 2015 بشأن سياسة الاتصال لحكومة أبوظبي، وتم توجيهه إلى الجهات والشركات الحكومية كافة في إمارة أبوظبي، ونشر بالجريدة الرسمية لحكومة إمارة أبوظبي في عددها الأخير. وانطلاقاً من علم حكومة أبوظبي وإدراكها لدور الاتصال وأهميته في إعلام الجمهور بخططها وإنجازاتها والخدمات المقدمة، حرص مكتب الاتصال الحكومي على ضمان إدارة الاتصال الحكومي، وفق إطار احترافي فعّال، لتحقيق الأهداف متمثلة بالتخطيط الاستراتيجي للاتصال الحكومي وتيسير عملية التنسيق المرتبطة به، وتقديم معلومات دقيقة وواضحة حول خطط ومبادرات وأعمال وخدمات الجهات، والشركات الحكومية التي من شأنها التأثير على حياة السكان ومستقبلهم، وتوفير قنوات محددة لسكان الإمارة والشركاء الاستراتيجيين الآخرين للحصول على المعلومات حول الخطط والسياسات والمبادرات والإجراءات الحكومية، وإشراك الأطراف المعنية بحكومة أبوظبي بالنقاش حول السياسات والخدمات الحكومية، وضمان وصول رسائل الجهات والشركات الحكومية المحددة إلى الأطراف المعنية المستهدفة، وكفاءة وملائمة استخدام التكنولوجيا الجديدة والقنوات الإعلامية لإبلاغ الجمهور المستهدف. ولتحقيق هذه الأهداف، تلتزم الجهات والشركات الحكومية بتطبيق هذه السياسة على أنواع الاتصال العام كافة لديها، وهي: الرسائل المؤسسية الرئيسية، ومختلف أنواع المطبوعات والمنشورات المؤسسية، والتواصل مع الإعلام، مثل: البيانات الصحفية، والتقارير التلفزيونية، والمؤتمرات الصحفية، والمقالات والمقابلات، والخطابات خلال الفعاليات والمؤتمرات والمعارض، والمواقع الإلكترونية، والمشاركة الإعلامية الاجتماعية، والترويج الإعلامي، والإعلانات، والمراسم، والتصوير ونواحٍ أخرى ذات صلة. اختصاصات ومسؤوليات فيما يتعلق باختصاصات مكتب الاتصال الحكومي، فإنها تتولى عملية الاتصال عندما تكون على مستوى الحكومة كالقرارات والمبادرات والسياسات والمواضيع والإعلانات التي تؤثر على قطاعات وقضايا متعددة، في حين تكون الجهات والشركات الحكومية مسؤولة عن عملية الاتصال المتعلقة بها، التي يتعين أن تكون متوافقة مع سياسة الاتصال لحكومة أبوظبي، وضمان تطبيقها لأفضل الممارسات في عملية الاتصال مع الشركاء، وتوفير الخدمات الاستشارية والتوجيهات للجهات والشركات الحكومية كافة، بما يضمن التواصل الفعال للرؤية والاستراتيجية والرسائل الرئيسية للحكومة، وضمان توافق أنشطة ومبادرات الاتصال الحكومي كافة الخاصة بالجهات والشركات الحكومية كافة. وتحقيق الأولوية المتقدمة لعملية الاتصال متعددة الأطراف بين الحكومة وشركائها وشفافية المعلومات وإتاحة الوصول إلى المسؤولين الرسميين بالجهات/ الشركات الحكومية، توفير المعلومات والحقائق الخاصة بإمارة أبوظبي بالتنسيق مع الجهات/ الشركات الحكومية، التي تسهم في تلبية احتياجات سكان الإمارة والشركاء المعنيين بشكل مستمر، وإدارة هوية حكومة أبوظبي بمتابعة وتقييم استخدام شعار الإمارة، وضمان قانونية استخدامه على النحو الملائم، والأكثر فاعلية لاستخدام شعار الإمارة والعناصر كافة الداعمة للهوية المرتبطة بها. وكذلك وضع وتحديث ونشر رسائل حكومة أبوظبي الرئيسية، علماً بأن الرسائل التي يعدها مكتب الاتصال الحكومي ستكون على مستوى الحكومة بأكملها، ويجب على الجهات والشركات الحكومية استخدام هذه الرسائل. وضمان اتساق المواد الإعلامية من حيث الشكل والمضمون والرسائل الرئيسية مع سياسات الحكومة، والعمل بشكل مستمر ووثيق مع الجهات/ الشركات الحكومية كافة لضمان استمرارية التواصل الحكومي على مدار العام، وينطبق هذا الأمر بشكل خاص على الإعلانات، العلاقات العامة والفعاليات (المعارض والمؤتمرات)، متابعة الجودة وبناء القدرات، لدعم متطلبات اتصال الجهات/ الشركات الحكومية، ووضع آلية يتم من خلالها تبادل الممارسات المثلى، وتعزيز علاقات العمل بين موظفي الاتصال بالجهات/ الشركات الحكومية لمعالجة التحديات المشتركة، وتوفير فرص التواصل بينهم. المسؤوليات وتمثل المسؤوليات الرئيسية لمكتب الاتصال الحكومي بنشر الوعي حول الرسائل الرئيسية للحكومة وإرساء الثقة بقرارات وإنجازات حكومة أبوظبي، وضمان المحافظة على الهوية والصورة الإعلامية لحكومة أبوظبي، والعمل على التوعية الإيجابية، ودعم الخطط والبرامج الحكومية، والعمل على توجيه تطوير الأجهزة والكوادر العاملة في مجال الاتصال الحكومي لضمان دعم عملية الاتصال وفق أرقى المعايير والمبادئ المتبعة في هذا المجال. وفي هذا المجال، لا بد من تأكيد أنه تقع على عاتق كل جهة حكومية مسؤولية صياغة وتنفيذ رؤيتها، واستراتيجية الاتصال والبرامج والسياسات الخاصة بها، كما يتعين على مديري الاتصال في هذه الجهات والشركات ضمان إطلاع موظفيها على سياسة الاتصال والدلائل الإرشادية المتعلقة بها وتطبيقها بشكل ملائم. المبادئ الرئيسية لسياسة الاتصال لحكومة أبوظبي وفيما يخص المبادئ الرئيسية لسياسة الاتصال لحكومة أبوظبي، فإن التعميم شدد على أن هوية إمارة أبوظبي وقيمها وثقافتها وتراثها تتميز بخصوصية لا بد من احترامها وعدم المساس بها تحت أي ظرف من الظروف، وتعدد الثقافات بالإمارة، مما يتعين معه تحقيق التعايش السلمي والانسجام والوئام والتسامح بالتوافق مع مبادئ الحكومة، وعلى نحو يرسخ احترام التنوع الثقافي. كما تتم مراعاة سمعة حكومة أبوظبي ومكانتها عند القيام بأي نشاط إعلامي من أي جهة حكومية، والتأكد من أن تسهم أنشطة الاتصال المتعددة في ترسيخ سمعة الإمارة كإحدى أبرز الجهات/ الشركات العالمية الرائدة في مختلف المجالات، كما أن حكومة أبوظبي تعتبر الاتصال ومشاركة السكان والشركات الآخرين جزءاً لا يتجزأ من الحوكمة، ويجب على الجهات والشركات الحكومية دمج الاتصال كوظيفة رئيسية إلى جانب التخطيط الاستراتيجي في الوقت الذي تعمل فيه على صياغة المبادرات الجديدة أو صناعة القرارات والسياسات الرئيسية ومراجعتها. ويجب أن تكون عملية اتصال حكومة أبوظبي موضوعية، وينظر لها بغرض إبلاغ ومشاركة الشركاء أو بناء الوعي حول القرارات والمبادرات الجديدة وتأثيراتها، مع مراعاة التشريعات السارية. كما يتعين على الجهات والشركات الحكومية الوصول إلى شركائها، والتواصل معهم باستخدام قنوات الاتصال المتنوعة المقروءة والمسموعة والمرئية ووسائل الإعلام الجديدة، بما يتماشى مع مهام كل جهة حكومية وأولوياتها، ويتعين أن تكون أنواع الاتصال الحكومي كافة واضحة ومتناسقة مع هوية حكومة أبوظبي، ومدعمة بسياق ملائم وشرح واضح يساعد السكان على فهم السبب المنطقي لاهتمام الجهة/ الشركة الحكومية المعنية. كما أن الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية للمؤسسات تشكل أهمية قصوى في رؤية أبوظبي المعنية بالتنمية، حيث إنها تعزز وتدعم سمعة ومكانة الجهات/ الشركات الحكومية، كما أنها تسهم في بناء الوعي حول المسائل المهمة المتعلقة بالتنمية والمجتمع، وتتمتع الجهات والشركات الحكومية باستقلالية كاملة في إدارة اتصالها، إلا أن حكومة أبوظبي تحرص على تعزيز روح التعاون والشراكة بين الجهات/ الشركات التابعة لها، وذلك بغية تحقيق فهم ملائم حول أولويات ورسائل ومبادرات حكومة أبوظبي. وعلى الجهات والشركات الحكومية الالتزام بأعلى معايير المهنية في عملية الاتصال، مع مراعاة أن يكون التفاعل والتواصل مع شركاء الجهات/ الشركات الحكومية بما لا يمس سمعة حكومة أبوظبي، وينطبق هذا الأمر على أنواع الاتصال كافة الخاصة بالجهات والشركات الحكومية، إلا أنه يتعلق بشكل خاص بالعامل الزمني (الفترة الزمنية التي تستغرقها الجهة/ الشركة) للإجابة عن استفسارات وطلبات وتوضيحات الشركاء ووسائل الإعلام، وأوجب التعميم على الجهات الشركات الحكومية تطبيق أفضل الممارسات فيما يتعلق بتعميم طلب تقديم العروض وتقييمها، وتقديم ملاحظات التقييم والإجراءات الأخرى في الوقت الملائم. اللغة العربية وبين التعميم أن اللغة «العربية» هي لغة العمل الرسمية في حكومة أبوظبي، ويستوجب ذلك إصدار الوثائق الرسمية كافة وجميع أشكال الاتصال الحكومي باللغة العربية، وقد تتم ترجمة الوثائق والإصدارات الحكومية الرسمية الموجهة لغير المتحدثين باللغة العربية إلى لغتهم الأم، على أن تكون النسخة العربية هي المعتمدة في حال وجود تعارض. كما تعتبر اللغة العربية هي اللغة المعتمدة للخطب والبيانات والملاحظات كافة المقدمة من قبل متحدثي حكومة أبوظبي خلال الفعاليات التي تعقد في دولة الإمارات العربية المتحدة، ومع ذلك يجوز أن يكون الخطاب لغة أخرى إذا كان موجهاً لجمهور يتحدث بتلك اللغة، ويتعين على الجهة والشركة الحكومية المنظمة توفير الترجمة الفورية إلى اللغة العربية، وتقديم نسخة مترجمة إلى اللغة العربية. كما يجب على الجهات والشركات الحكومية إعداد ونشر المواد الإعلامية كافة الخاصة بها (المواقع الإلكترونية الرسمية والمواد المنشورة فيها، الكتيبات، الحقائق والأرقام والبيانات الصحفية.. إلخ) باللغة العربية ولها أن تترجمها إلى لغات أجنبية وبأسلوب سهل ومبسط، على أن تحافظ الوثائق المترجمة على النبرة والأسلوب والاتساق نفسها، وكذلك دقة الترجمة. هوية حكومة أبوظبي وتتألف هوية حكومة أبوظبي من شعار إمارة أبوظبي وشعارات الجهات والشركات الحكومية التي تستخدم شعار الإمارة، وسيبقى الشعار هو الهوية لهذه الجهات والشركات، بالإضافة إلى اسم الجهة والشركة وهويتها الإعلامية الخاصة بها، وقد أوردت قواعد الدليل الإرشادي لهوية حكومة أبوظبي الأسلوب الأمثل لاستخدام هوية الحكومة جنباً إلى جنب مع هوية الجهة والشركة الحكومية المعنية، وتقع على عاتق الجهات والشركات الحكومية مسؤولية تعريف نفسها والمؤسسات الخارجية التي تفوضها بأعمال الاتصال عن طريق هوية حكومة أبوظبي، وضمان دمجها بشكل ملائم في عناصر الترويج كافة ومجموعة الاتصال، كما تعتبر وثيقة قواعد الدليل الإرشادي لهوية حكومة أبوظبي جزءاً مكملاً لهذه الوثيقة، ويمكن تحميلها من الموقع الإلكتروني الرسمي للأمانة العامة للمجلس التنفيذي: www.ecouncil.ae. وكذلك أهمية المواقع الإلكترونية للحكومة، على شبكة الإنترنت ومواقع التواصل الاجتماعي، ودور هذه المواقع في تعريف الجمهور حول مكانة الحكومة والرسائل الرئيسية والقضايا والبرامج، وعليه تعتبر المواقع الإلكترونية للحكومة جزء رئيسياً مكملاً لشبكة معلومات واتصال حكومة أبوظبي. المتحدثون الرسميون ويتعين على المتحدثين الرسميين كافة في الجهات والشركات الحكومية التمتع بالمهارات اللازمة للقيام بعملهم على النحو الأمثل. كما يتعين على كل جهة وشركة حكومية التأكد من تزويد المتحدث المرشح بالمعلومات، وإعداده بشكل ملائم لإلقاء الخطب والبيانات، والإجابة عن الأسئلة والاستفسارات الإعلامية، ورؤساء الجهات والشركات الحكومية ومديري العموم أو من في حكمهم هم المتحدثون الرسميون لجهاتهم، ويجوز لهم تعيين متحدثين رسميين من الجهة والشركة لتناول المواضيع المتعلقة بها، شريطة أن يتم تدريبهم وتجهيزهم بشكل ملائم. للمتحدثين الرسميين ومعالجة المسائل ضمن نطاق نشاطاتهم وإداراتهم المحددة فقط، ولمكتب الاتصال الحكومي الاستعانة بموظفي الجهات والشركات الحكومية ليتولوا معالجة مسائل محددة على مستوى الحكومة بأكملها أو مواضيع خاصة بالقطاعات التي تتطلب خبرة متخصصة ومستفيضة. العلاقات الإعلامية كما يتعين على الجهات والشركات أن تحرص على إقامة علاقات إعلامية وتتسم بالانفتاح والشفافية والاحترافية والتعاون ومبنية على الاحترام المتبادل، كما يجب عليها توفير المعلومات اللازمة لمختلف وسائل الإعلام، وإطلاعها على أهداف ومنجزات الجهات والشركات الحكومية بهدف خلق شراكة استراتيجية معها، وبما يضمن تغطية أخبارها بالشكل الأمثل، مع مراعاة عدم الإفصاح عن المعلومات ذات الطبيعة الخاصة. ويجب أن يكون لدى الجهات والشركات الحكومية آلية محددة لإدارة العلاقات الإعلامية والتفاعل مع وسائل الإعلام المحلية أو الإقليمية أو العالمية، حيث إنها تعد إحدى أبرز وسائل الحصول على المعلومات من قبل شركاء الجهات والشركات الحكومية، وذلك من خلال موظفيها المتمرسين أو المتدربين أو المؤسسات التي فوضت لتولي هذه المهمة. وطالب التعميم الجهات/ الشركات الحكومية تطبيق عدد من المبادئ من خلال إدارة علاقاتها الإعلامية منها وضع وتبني مجموعة محددة من السياسات أو القواعد ليتم تنفيذها من قبل مدراء الإعلام لديها، والتنسيق مع مكتب الاتصال الحكومي في حال وجود طلبات إعلامية أو وجود أي قضية في وسائل الإعلام قد تمس سمعة ومكانة الدولة أو الإمارة أو حكومة أبوظبي أو أي من الإمارات الأخرى أو قياداتها أو الجهات والشركات الحكومية، حيث سيتولى مكتب الحكومي إدارة الطلبات والاستفسارات الإعلامية المتعلقة بذلك نيابة عن المذكورين، وأن تكون أنواع الاتصال كافة مع وسائل الإعلام متضمنة معلومات دقيقة ومحدثة، والحرص على أن تكون المواد الإعلامية جديدة عند النشر، وأن يتم إجراء بحوث ملائمة حول خلفية الوسيلة الإعلامية الساعية للتواصل مثل الصحف، المجلات، القنوات التلفزيونية وغيرها من الوسائل الإعلامية قبل الموافقة على طلبها، والاستعداد جيداً قبل المؤتمرات الصحفية والمقابلات الإعلامية. بالإضافة إلى وضع سياسة وإجراءات يتم من خلالها الإقرار بتسلم الأسئلة والاستفسارات الإعلامية على نحو فوري ومباشر، وتقديم الأجوبة الكاملة والملائمة في ضوء جدول زمني يحدد بالاتفاق مع الموظف الإعلامي المعني، وأن لا يتم تجاهل أي استفسار أو طلب إعلامي، وتقديم خططها الإعلامية السنوية إلى مكتب الاتصال الحكومي قبل شهر ديسمبر من كل عام، مع مراعاة الاطلاع على أجندة الفعاليات الحكومية قبل جدولة فعالياتها الإعلامية، بما يضمن عدم التعارض مع أنشطة الاتصال الحكومي الأخرى والقيام بتحديث فعالياتها بشكل دوري، وكذلك مراعاة استخدام قواعد الدليل الإرشادي لهوية حكومة أبوظبي عند إرسال مواد إعلامية أو المشاركة في المؤتمرات والمنتديات وورش العمل، ويتولى مكتب الاتصال الحكومي الإشراف على الفعاليات الإعلامية المتعلقة بكافة التصريحات الحكومية الرئيسية وتنسيقها بشكل فعال، وتحدد «أهمية التصريح» بقدر مساهمته في إرساء وتحسين مكانة الحكومة أو مدى الاستجابة لأزمة قد تؤثر على سمعة ومكانة أبوظبي. كما تناول التعميم ما يتوجب على الشركات أو الجهات الحكومية القيام به فيما يتعلق بالمشاركة في المنافسة على الجوائز ذات السمعة والمصداقية، والرصد والأرشفة الإعلامية، والاتصال الداخلي، والفعاليات والمعارض والمؤتمرات، وكذلك ما يتعلق بالإعلان، والعلاقات العامة، والمكانة والرسائل الرئيسية، وطرق وأدوات الاتصال والتوجيهات المتعلقة. وتضمن التعميم ضوابط وشروط الرعاية الرسمية والإعلامية، والمراسم، الرعاية التجارية، والتصوير الفوتوغرافي وتصوير الفيديو، والوسائط المتعددة وإدارة المحتوى، والمنشورات، واتصال الأزمات والطوارئ، مشاركة الأطراف المعنية ودراسة الرأي العام، وبناء القدرات، وأجندة فعاليات حكومة أبوظبي، وإدارة الزيارات، والهدايا، والتعاقد مع الوكالات الخارجية للحصول على خدماتها. لجنة نزع الملكية للمنفعة العامة أصدر سعيد عيد الغفلي رئيس دائرة الشؤون البلدية القرار الإداري رقم 119 لسنة 2015 بشأن تشكيلة لجنة نزع الملكية للمنفعة العامة، والمنشور في العدد الأخير من الجريدة الرسمية، وتتولى اللجنة القيام بدراسة طلبات نزع الملكية، للمنفعة العامة، ورفع التوصية المناسبة للمجلس التنفيذي للاعتماد، وتضم في عضويتها وكيل دائرة الشؤون البلدية، ومديري عموم بلدية أبوظبي، والعين، العين والمنطقة الغربية، ومدير عام مجلس أبوظبي للتخطيط العمراني، وممثلاً من الجهة طالبة نزع الملكية، والمدير التنفيذي لقطاع الأراضي العقارات بالدائرة.