اعتمد سمو الشيخ عمار بن حميد النعيمي ولي عهد عجمان رئيس المجلس التنفيذي، الهيكل التنظيمي لدائرة الأراضي والأملاك في إمارة عجمان.
ويأتي القرار رقم 7 لسنة 2012 بشأن اعتماد الهيكل التنظيمي، تنفيذاً لتوجيهات صاحب السمو الشيخ حميد بن راشد النعيمي عضو المجلس الأعلى حاكم عجمان، في إطار توجه حكومة الإمارة لتحسين أداء الدوائر الحكومية وتأهيل دائرة الأراضي والأملاك لتكون قاعدة مرجعية لتنظيم وتطوير كافة شؤون الأراضي والعقارات في الإمارة.
وتضمن القرار أن يكون الهيكل التنظيمي للدائرة من وحدتين قياديتين هما رئيس الدائرة، والمدير العام، ومن ثلاث إدارات رئيسية هي إدارة الشؤون العقارية وإدارة علاقات العملاء وإدارة الخدمات المساندة.
ونص القرار على اختصاص إدارة الشؤون العقارية بإنشاء وحفظ سجل للأراضي بالإمارة، لتدون فيه رقم كل قطعة أرض يتم تسجيلها في ذلك السجل، واسم مالكها والتصرفات التي تمت بشأنها أو بشأن العقار المشيد عليها، والتصديق على التصرفات التي تتم على الأراضي والعقارات من بيع وشراء ورهن وتنازل وقسمة ودمج وهبة، ضمن الأسس والنظم المرعية في الإمارة، والتصديق على توقيعات ذوي الشأن ممن يقومون بأي تصرف في أي قطعة أرض.
ويتم ذلك بعد التحقق من صحة الوثائق الثبوتية اللازمة لإجراء التصرف المعني والاحتفاظ بأصول المستندات المتعلقة بقطعة الأرض بعد إتمام قيدها في سجل الأراضي أو قيد أي تصرف فيها أو امتياز عليها، والإشراف على إجراءات تمليك الأراضي عن طريق المنح أو الإرث أو عن طريق التصرفات القانونية المرعية التي تحكم انتقال ملكيتها من مالك لآخر وإجراءات أيلولة ملكية أراضي الأوقاف الخيرية وأراضي جمعيات ومؤسسات النفع العام، وإصدار سندات الملكية باسم المالكين القانونيين للأراضي، وذلك من واقع البيانات المدونة في سجل الأرضي وبصورة مطابقة لتلك البيانات وإصدار أي شهادات تتعلق بتلك السندات أو بشأن البيانات المدونة في سجل الأراضي حسبما تطلبها المحاكم أو الجهات الحكومية المعنية أو ذوي الشأن بحسب الحال والقيام بإصدار الشهادات التصحيحية بشأن اسم مالك أي أرض أو عقار أو بشأن حدود أي قطعة أرض أو مساحتها أو وصف أي عقار فيها، وتنظيم وحفظ وأرشفة الوثائق العقارية والمستندات المرفقة بها بعد التأكد من خلوها من أي خطأ مادي أو مانع قانوني، وإصدار مخططات المواقع العقارية ومطابقة صحة بياناتها وتحديد مساحتها بعد التنسيق مع الجهات المعنية في الإمارة في هذا الشأن والرد على جميع الاستفسارات والمخاطبات الواردة من المحاكم وغيرها من الجهات الحكومية بشأن الأراضي والعقارات في الإمارة.
المكاتب العقارية
كما تقوم إدارة الشؤون العقارية بتنظيم سجل المكاتب العقارية والقيام بالرقابة على أعمال المكاتب العقارية والوسطاء العقاريين، والسعي لتسوية المنازعات العقارية وديا بين أطراف أي معاملة عقارية إذا اقتضى الأمر ذلك، وفي حدود الصلاحيات المخولة للإدارة، وإعداد التقارير الفنية التي تطلبها لجنة التثمين والمصالحة بشأن أي قطعة أرض أو عقار، وتتكون إدارة الشؤون العقارية من أربع أقسام هي قسم السجل العقاري وقسم التصرفات العقارية وقسم الشؤون الهندسية وقسم شؤون المكاتب العقارية.
وتختص إدارة علاقات المتعاملين باستقبال المتعاملين بالدائرة وإرشادهم ومدهم بالمعلومات اللازمة والتنسيق مع الوحدات المعنية بالدائرة لتلبية طلباتهم وإدارة نظام المقترحات والشكاوى وإصدار أي رسائل للمتعاملين مع الدائرة، وإدارة عملية تسليم سندات الملكية والمخططات الجديدة وشهادات لمن يهمه الأمر ونسخ صورة طبق الأصل لسندات الملكية والمخططات واستلام إفادات دائرة البلدية والتخطيط بعجمان واستكمال إجراءاتها وإصدار أرقام سندات جديدة “تسجيل أرض جديدة والفرز والدمج والقسمة بين الشركاء” بشأن المذكرات الواردة من دائرة البلدية والتخطيط بعجمان.
بالإضافة إلى تسجيل مذكرات الأراضي بالعطاء والتمليك وبناء شراكات مؤسسية بما يضمن استدامة العلاقة وتحقيق قيمة مضافة ومصالح مشتركة مبنية على الثقة والانفتاح والاحترام المتبادل، وتنظيم الفعاليات والمشاركات المجتمعية والنشر الإعلامي الداخلي والخارجي لفعاليات ونشاطات الدائرة، وتتكون إدارة علاقات العملاء من قسمين هما قسم الاتصال المؤسسي وقسم خدمة العملاء.
ونص القرار على أن تختص إدارة الخدمات المساندة بتخطيط الموارد البشرية وتنميتها وتدريبها في إطار السياسات والتخطيط الاستراتيجي الحكومي للموارد البشرية وتنفيذ إجراءات شؤون الموارد البشرية بالدائرة بالاعتماد على سياسات الموارد البشرية وأنظمة الخدمة المدنية المعمول بها في حكومة الإمارة وإدارة موارد الدائرة المالية وإعداد الموازنة السنوية الخاصة بها، بما يتلاءم مع الخطط والأهداف الاستراتيجية للدائرة، والتأكد من الاستخدام الأمثل للموارد المالية وتطبيق السياسات والأنظمة والإجراءات المالية الواردة في النظام المالي الموحد لحكومة الإمارة على كافة العمليات المالية المتعلقة بالدائرة.
الخدمات المساندة
كما تقوم إدارة الخدمات المساندة بكافة إجراءات العقود والمشتريات المتعلقة بالدائرة وفقا للنظام المالي الموحد وتأمين وسائل وأجهزة وأدوات الخدمات المكتبية والاتصالات والمواصلات الضرورية لتأدية مهام العمل بالتنسيق مع الجهات المعنية، وضمان حسن إدارتها ومتابعة عملها ومتابعة أعمال الصيانة والنظافة لكافة مرافق مبنى الدائرة ووسائل النقل بها وتدبير كافة احتياجات الدائرة من الأعمال والمهام الخدمية، بما في ذلك توفير المواد والوسائل والمعدات اللازمة للأعمال والمهام المذكورة، وحصر ممتلكات الدائرة وإدراج بياناتها في سجلات خاصة بذلك والتأمين عليها واتخاذ كافة تدابير الوقاية اللازمة لضمان أمنها وسلامتها، والقيام بكافة الأنشطة المتعلقة بالمساندة التقنية للوحدات التنظيمية بالدائرة في ضوء استراتيجية الدائرة بما في ذلك القيام بإعداد الدراسات والتوصيات والمواصفات لأنظمة الدائرة، وتوفير كافة أشكال الدعم التقني وإدارة شبكات الدائرة ومتابعة سلامتها، وتتكون إدارة الخدمات المساندة من أربعة أقسام هي قسم الموارد البشرية وقسم المشتريات والخدمات الإدارية وقسم الشؤون المالية وقسم نظم المعلومات.
وبالنسبة لمكتب الشؤون القانونية فيقوم بتقديم الدعم والمشورة القانونية لكافة الوحدات التنظيمية للدائرة، وتوثيق وتطوير العمليات الإدارية في الدائرة بما يتفق ومتطلبات التشريعات المطبقة فيها، وإعداد ومراجعة العقود والاتفاقيات والقرارات والأوامر الإدارية والإشراف على التطوير القانوني لكافة التشريعات الإدارية والعقارية بالاشتراك مع الوحدات التنظيمية في الدائرة وبالتنسيق مع المؤسسات ذات الصلة.
وفوض القرار رئيس الدائرة بتحديد اختصاصات الأقسام التابعة للإدارات الرئيسية وبإنشاء واستحداث الوحدات الفرعية التابعة لتلك الأقسام وتحديد مهام واختصاصات كل وحدة فرعية منها.
دعم فني
وتضمن الهيكل التنظيمي للدائرة لجنة ومكاتب متخصصة بمثابة جهات دعم فني للدائرة تستهدف توفير المساندة الفنية المتخصصة للقيادة العليا بالدائرة، وهي لجنة التثمين والمصالحة ومكتب التدقيق الداخلي ويتبعان مباشرة لرئيس الدائرة ومكتب الشؤون القانونية ومكتب التخطيط الاستراتيجي والتميز المؤسسي ويتبعان للمدير العام مباشرة.
وتختص لجنة التثمين والمصالحة بالقيام بتثمين أي أرض أو عقار داخل الحدود الجغرافية للإمارة، بناء على طلب من ذوي العلاقة أو الصفة أو بناء على طلب من أي محكمة أو جهة حكومية اتحادية أو محلية، أو بناء على تكليف خطي من رئيس الدائرة، ووضع وتحديث ضوابط معايير قياسية تتعلق بتثمين الأراضي والعقارات في الإمارة بحسب العرف المهني السائد في الدولة والعمل على تطبيقها، والنظر في المنازعات التي تنشأ بشأن ثمن أي أرض أو عقار في الإمارة وبذل المساعي التوفيقية وانتهاج السبل العرفية بين أطراف النزاع لتقريب وجهات النظر واحتواء الخلاف النازع بينهما على نحو يؤدي في النهاية إلى مصالحة رضائية حاسمة ومنهية للنزاع بشان الأرض أو العقار المعني، ومساعدة أطراف النزاع المعني للوصول لاتفاق مصالحة فيما بينهما يتضمن الأسس والبنود التي تمت على أساسها المصالحة، ومتابعة المساعي معهما إلى حين توقيع اتفاق المصالحة من قبل أطرافه والمصادقة عليه من قبل رئيس اللجنة، ووضع خاتم اللجنة عليه مع حفظ نسخة من اتفاق المصالحة ضمن ملفات اللجنة، باعتبار انه مستند رسمي يجوز تقديم نسخة رسمية عنه أو شهادة بمضمونه ومحتواه إلى ذوي العلاقة وإلى أي محكمة أو جهة رسمية أخرى إذا اقتضى الأمر ذلك، ووضع وتحديث الوسائل والأساليب الخاصة في إبرام المصالحات في المنازعات الخاصة بتثمين الأرض أو العقار وإعداد صيغة نموذجية لاتفاقات المصالحة بين أطراف العقد.
ويختص مكتب التدقيق الداخلي بالقيام بالرقابة والمتابعة المستمرة والدورية لأعمال الوحدات التنظيمية بالدائرة بغرض التحقق من مدى التزامها بالنظم واللوائح الماليـة وفقا للنظام المالي الموحد وبأنظمة الخدمة المدنية واللوائح الإدارية المعمول بها في حكومة الإمارة، وتقديم تقارير من وقت لآخر لرئيس الدائرة والمدير العام تتضمن نتائج التدقيق وتقديم الاقتراحات والتوصيات المناسبة.
أما مكتب التخطيط الاستراتيجي والتميز المؤسسي فيختص بإعداد مشروع الخطة الاستراتيجية للدائرة بعد الأخذ في الاعتبار المتغيرات الداخلية والخارجية المؤثرة فيها، ونشر تلك الخطة للأقسام كافة بهدف تنفيذها بعد اعتمادها من الإدارة العليا في الدائرة، بالإضافة إلى متابعة تنفيذها والرقابة عليها وإعداد ومراجعة كافة مؤشرات تقييم الأداء الرئيسية والفرعية ومقارنة المخطط مع المنفذ، وتطبيق معايير التميز المؤسسي ونشر ثقافة التميز وإدارة الإبداع المؤسسي وتطبيق مفاهيم ومنهجية إدارة المعرفة وتطوير إدارة المشاريع والمبادرات وإعداد العمليات الإدارية في الدائرة، والإشراف على إعداد البحوث العقارية والإدارية في الدائرة وتنظيم ورش العمل والمؤتمرات والحلقات الدراسية المتعلقة بأعمال الدائرة ومراجعة وتحديث النظم والسياسات بالتعاون مع الأقسام ذات العلاقة للوصول إلى افضل السياسات التي تخدم عمل الدائرة والمتعاملين معها بما يحقق قيمة مضافة للعمل.
عدد اليوم
