عدد اليوم
في الوقت الذي سهلت التكنولوجيا طرق الاتصال بين الأشخاص، إلا أن زيادة الاعتماد على بعض وسائلها ومن بينها الرسائل الإلكترونية أصبح يمثل عبئا على البعض. وقالت صحيفة "اندبندنت" إن تغيير طرق تعاملنا التقليدية مع البريد الإلكتروني يجب أن يكون في مقدمة الأشياء التي يجب أن نغيرها ضمن تعهدات العام الجديد. وأشارت الصحيفة إلى أن تقريرا أجراه مركز "فيوتشر وورك" في لندن، الذي يجري دراسات نفسية مبنية على تجارب في أماكن العمل، أفاد بأن إمكانية استقبال الرسائل الإلكترونية طوال الوقت عن طريق الهواتف والأجهزة الشخصية الذكية تعد من أكثر العوامل المسببة للتوتر. ووفقا للبروفيسور كاري كوبر استاذ علم النفس التنظيمي في كلية مانشستر للأعمال، فإن هناك مجموعة من الخطوات البسيطة التي تمكنك من تغيير طريقتك في إدارة بريدك الإلكتروني:
1- لا تضع أي شخص في الخانة الثانية لمستقبلي الرسائل الإلكترونية (Cc) إن لم يكن ذلك الشخص بحاجة إلى أن يكون على علم بأمر ما أو متابعة تطوراته.
2- لا ترسل للأشخاص في نفس المكان الذي يمكن أن تذهب وتتحدث معهم في الأمر بدلا من استهلاك الوقت في كتابة رسالة عنها.
3- إذا كنت رئيسا في العمل، اكتب رسائلك الإلكترونية خلال أوقات العمل الرسمية لأن كتابتها بعد الدوام يوحي بأنك تتوقع من العاملين مواصلة العمل حتى بعد الذهاب إلى المنزل. وإذا اضطررت إلى ذلك، استخدم خاصية تحديد وقت الإرسال ليتم تأخير إرسالها إلى بداية وقت العمل في اليوم التالي.
4- استخدم العبارات المهذبة وكتابة الكلمات بشكل صحيح لغويا ونحويا مع مراعاة استخدام علامات الترقيم لأن ذلك يظهر احترامك للآخرين.
5- اختر عناوين جذابة لرسائلك لجذب الانتباه والتعبير عن المحتوى.
6- من المهم أن تكون الرسائل مختصرة وواضحة. ولتحقيق ذلك، يجب أن تستخدم جملا قصيرة للتعبير عما تريد. كن واضحا في طرح الأسئلة أو إجابتها مع وضع كل التفاصيل التي يمكن الاستغناء عنها جانبا.
